浅谈Outlook在监理工作中的应用

嘉兴市天立工程监理咨询有限公司   沙正光

 

1.      引言

  信息化管理是以信息化带动工业化，实现企业管理现代化的过程，它是将现代信息技术与先进的管理理念相融合，转变企业生产方式、经营方式、业务流程、传统管理方式和组织方式，重新整合企业内外部资源，提高企业效率和效益、增强企业竞争力的过程。

  通常所讲的信息化管理，主要是针对企业内部的一个全面完整的信息化管理系统，这需要一套专业的信息化管理软件来实现，并且其成本非常昂贵。同时，当企业使用的管理系统不相同时，会由于不同系统的接口不配套，造成管理系统不能有效的发挥作用。

  监理企业在实现信息化管理的过程中，与一般企业有不同之处。因为监理有大量的对外工作，需要与建设单位、施工单位沟通和协调。如果监理企业使用专业的信息化管理系统对其工作进行管理，不仅其成本昂贵，且不能与建设单位和施工单位很好对接，这就需要一个简单有效、应用广泛的工具，来满足监理的工作需要。

  电子邮件可以基本实现上述要求，而Outlook是在办公领域应用最广泛的软件。Office Outlook是Microsoft office套装软件的组件之一。Outlook的功能很多，可以用它来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务。本文主要介绍Outlook的电子邮件功能在监理工作中的一些应用。

 

2.      前期准备

  在工程开工建设前，由业主召集工程管理部门、设计单位、监理公司和施工单位，商讨在工程建设过程中使用Outlook进行过程管理，建立以监理为主体的管理体系，确定各单位的联系邮件地址。

  针对工程特点，确定Outlook在具体工作中的应用，如监理细则、日志、台账、平行检验、旁站监理等监理资料的编写，质量周报、月报、安全及进度报告的编制和报送，监理工程师通知单和联系单等编写和发送，施工单位的施工组织设计、施工方案、设备材料报送审核及施工图纸会审等。

 

3.      项目建设中的实践

  监理单位在项目建设中，推动各参建单位使用Outlook进行工作。

3.1.   施工组织设计及方案的审批

  现代建筑的要求标准高，其涉及的专业非常多，不仅仅是土建、安装、电气和暖通等常见的专业，有的建筑还包含了扩音对讲、紧急呼叫、视频监控、火灾报警、物联网控制等一些智能化系统。施工单位就需要对各个不同专业工程分别编制施工方案，其专业性很强，难度较大。这些施工方案少则几十页，多则几百页，需要多次审核和修改后才能定稿。目前的做法是，施工单位将多个施工方案打印装订成本后再交于监理工程师审核，监理工程师审核后再返回施工单位修改。这样要往返几次才能定稿，不仅仅是人力物力上多浪费，同时也耽误了时间，严重时会影响施工时间。

  使用Outlook可以简化这方面的工作。施工单位可以使用Outlook将施工方案用邮件发送给监理，监理收到方案审核后，将审核意见写在回复给施工单位的邮件中，施工单位再进行修改。这样不仅节省了大量的纸张，而且打印装订的时间和人员来回往复的时间也可以节省，方案可以快速的修改完成。

3.2.   过程控制中的应用

3.2.1.    监理工作联系单的编制和发送

  针对施工过程中一般事项和问题，可发送监理联系单。监理工程师可用outlook编制标题为“监理工作联系单（编号）”的电子邮件，监理工程师可以在正文中写入需要说明或告知的事项，并根据情况可附上相关文件和照片，发送至各相关单位。

3.2.2.    监理通知单的编制和发送

  监理工程师通知单是监理质量控制中的一个重要手段。监理人员在施工现场发现有不符合施工规范和质量要求的现象和行为，可向施工单位发送监理工程师通知单，并抄送建设单位。同样，监理工程师用Outlook编制标题为“监理工程师通知单（编号）”的电子邮件。将监理工程师现场发现的问题、具体时间、原因、整改期限等详细内容写入正文中。并附上有关规范要求和照片，并选择邮件重要为“高”，以引起施工单位的重视。为避免施工单位遗忘，可以在邮件中设置自动提醒，邮件会在设置的时间弹出提醒窗口，提醒施工单位尽快对问题进行整改和回复。

  施工单位在收到该监理工程师通知单的电子邮件后，根据其整改情况，可先发送“知悉”“整改中”等初期的回复邮件，使监理及建设单位知道目前整改处理的状态。

整改完成后，施工单位向监理回复邮件，说明整改情况。经监理确认合格后，监理回复“整改合格”的邮件，并将和此通知单有关的邮件进行存档。作为监理资料，至此整个监理通知单的发送→整改→回复→复查→确认→关闭的处理过程结束。

3.3.   周报（月报）编制
  监理工程师中每天的工作中，将现场的工程质量问题和安全问题用数码相机拍照，在赞周五（月末）将本周（月）的问题汇总后附上文字说明，以“质量安全周（月）报”为标题，发送邮件至相关单位。同时，监理工程师可将这些内容用PPT制作成幻灯片，在举行会议时，可以给各方与会人员一个直观形象的汇报，对工程质量和安全管理起到积极的作用。

 

4.      现场施工指导

  在施工现场，当实际状况与施工图纸有冲突时，可以将相应对施工图纸和现场照片通过邮件发给各参建单位，各方人员可以很直观的看到问题所在，并进行讨论，设计单位可以快速的给出修改意见。

  例如在一栋多层宿舍楼的建设中，在五层时柱子尺寸变小，而消防管道与柱子的距离仍与之前的一样，这将造成消防管道不在一条直线上，且影响下一步施工。将对应的图纸和现场照片发与设计及各参建单位，设计单位马上对原图纸进行修改，并发来设计变更，使施工进度没有受到任何影响。

 

5.      总结

  在实际使用中，Outlook可以基本满足目前日常工作的要求。随着监理工作信息化的逐步应用，监理所涉及到的信息及资料会更多更细，所以还应建立专业的信息化管理系统，以提高监理的工作效率和效益，增强监理企业的竞争力。